Dal 2025, grazie alla legge di bilancio 207/2024, le spese sostenute per le trasferte dei dipendenti sono deducibili e i rimborsi non sono imponibili per il dipendente solo se i pagamenti sono effettuati con mezzi tracciabili, come bonifici, carte di credito o debito, o altre modalità elettroniche previste dalla legge.
Tipologie di trasferte e condizioni
Vediamo la deducibilità rispetto alle diverse tipologie di trasferta:
Trasferte nel territorio comunale (all’interno del Comune dove si trova la sede di lavoro):
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Le indennità o i rimborsi di spese sostenute nel territorio comunale sono integralmente imponibili per il dipendente, tranne i rimborsi di trasporto, se comprovati con documenti (es. ricevute del taxi).
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È necessaria una documentazione interna che attesti quando il dipendente ha svolto attività fuori sede.
Sono previste tre modalità di rimborso:
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Indennità forfettaria: Esente da tasse fino a 46,48 euro al giorno (Italia) o 77,47 euro al giorno (estero). Oltre queste soglie, le somme sono imponibili.
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Rimborso misto: Se viene erogata un’indennità combinata con il rimborso di vitto e/o alloggio, i limiti esenti si riducono (ad esempio, a 30,99 euro per trasferte in Italia).
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Rimborso analitico (a piè di lista): Le spese documentate per vitto, alloggio, trasporto e viaggio (anche indennità chilometriche) non sono imponibili. Rimborsi per altre spese (es. lavanderia, telefono) sono esenti entro un limite giornaliero di 15,49 euro (Italia) o 25,82 euro (estero).
Condizioni per la deducibilità
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I rimborsi analitici e forfettari delle spese di trasferta sono deducibili per il datore di lavoro solo se documentati e tracciabili.
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Per trasferte nel territorio comunale, le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% del loro importo, anche se pagate in contanti, purché siano documentate.
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Per i trasporti pubblici di linea (biglietti ferroviari, aerei di linea, autobus, tram, metropolitana, ecc.), non è obbligatorio il pagamento con strumenti tracciabili.
Questo significa che anche le spese pagate in contanti sono deducibili, purché:
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Siano documentate con ricevute o titoli di viaggio validi.
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Risultino inerenti all’attività lavorativa (legate a trasferte documentate).
Non imponibilità per i dipendenti:
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Se il datore di lavoro rimborsa al dipendente i costi dei biglietti di trasporto pubblico di linea, questi non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente.
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Tuttavia, è necessario conservare la documentazione per dimostrare che il dipendente ha sostenuto la spesa.
